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Meldeplattform

An wen richtet sich diese Plattform?

Die Meldeplattform richtet sich an alle Mitarbeiter:innen von APG und an Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen oder geschäftlichen Verbindung (z.B. Mitarbeiter:innen von Lieferanten, Auftragnehmern etc.) zur APG ein Fehlverhalten oder Missstände wahrgenommen haben.

Über diese Meldeplattform haben Sie die Möglichkeit, wahrgenommene oder vermutete Regelverstöße, Missstände, und/oder Fehlverhalten zu allen Themen der EU-Whistleblowing-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937) und des HinweisgeberInnenschutzgesetzes (HSchG) zu melden. Unsere Meldeplattform geht sogar über diesen Themenkreis hinaus und ermöglicht z.B. auch Meldungen zu personalbezogenen Themen wie Diskriminierung, Mobbing und sexuelle Belästigung. Damit helfen Sie uns, dass wir allenfalls bestehende Missstände aufarbeiten, abstellen und durch präventive Maßnahmen für die Zukunft verhindern können.

 

Folgende Themen können gemeldet werden:

  • Öffentliches Auftragswesen
  • Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
  • Produktsicherheit und -konformität,
  • Verkehrssicherheit,
  • Umweltschutz,
  • Strahlenschutz und nukleare Sicherheit,
  • Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz,
  • Öffentliche Gesundheit,
  • Verbraucherschutz,
  • Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen,
  • Verhinderung und Ahndung von Straftaten nach den §§ 302 bis 309 des Strafgesetzbuches (StGB) (Missbrauch von Amtsgewalt, Bestechung, Vorteilsannahme, Vorteilsannahme zur Beeinflussung, Vorteilszuwendung, Vorteilszuwendung zur Beeinflussung, verbotene Intervention),
  • Wettbewerbsschädigendes Verhalten (insbesondere Kartellverstöße), Marktmissbrauch,
  • Finanzkriminalität und kapitalmarktrechtliche Verstöße (wie z.B. Insiderhandel),
  • Auftragsvergabe und Vergabeverfahren,
  • Sexuelle Belästigung und Mobbing,
  • Diversity,
  • AI Act,
  • Menschenrechte.

Explizit halten wir fest, dass diese Meldeplattform nicht für unbegründete Vorwürfe und Anschuldigungen sowie wissentlich falsche bzw. verleumderische Meldungen genutzt werden darf.

Oft gestellte Fragen - FAQ

Mit wem haben Sie es beim Meldevorgang zu tun? Wer betreut und liest die eingehenden Meldungen?

Ihre Meldung gelangt über die sichere Serverinfrastruktur von .LOUPE an die verantwortlichen Personen bei der APG. Entsprechend den Themengebieten sind entweder unser:e Compliance-Beauftragte:r gemeinsam mit einer bzw. einem weiteren Mitarbeiter:in bzw. für Meldungen iZm sexueller Belästigung und Mobbing die Beschwerdestelle oder für Meldungen im Rahmen von Diversity/Diskriminierung die Diversity Beauftragten in der Abteilung Personal zuständig. Diese Personen entscheiden über das weitere Vorgehen und kommunizieren mit Ihnen über die Meldeplattform nach Eingabe Ihres Vorfalls-Codes bzw. QR-Code.

Was und wie kann ich melden?

Die Meldeplattform steht für das Melden von Verstößen und Fehlverhalten zur Verfügung, welche Sie in Bezug auf unser Unternehmen festgestellt und beobachtet haben. Ihre Aufmerksamkeit hilft uns, Risiken in unserem Unternehmen zu minimieren.

Sie können Ihre Informationen digital (anonym, direkt und schriftlich über die Meldeplattform), telefonisch (anonym unter Verwendung unserer Schnittstellen-Telefonnummer) und persönlich (buchen Sie einen verfügbaren Termin bei Ihrer:Ihrem Compliance-Beauftragten) erstatten. Es steht Ihnen frei, die Meldung anonym oder unter Angabe Ihrer Kontaktdaten abzugeben.

Muss ich mich für das Melden registrieren?

Nein. Das Melden setzt keine Registrierung voraus. Unsere Meldeplattform ermöglicht zudem auch nach Absenden Ihrer Meldung eine aufrechte Kommunikation mit den zuständigen Ansprechpersonen je Themengebiet. Das System generiert für Sie einen entsprechenden Link und QR-Code, welche Ihnen weiteres Kommunizieren und das Teilen von zusätzlichen Informationen ermöglicht. Diesbezüglich steht Ihnen die „Chat“-Funktion zur Verfügung. Eine Registrierung und/oder das Einrichten eines eigenen Postkastens ist nicht erforderlich. Sie müssen auch in weiterer Folge keine Kontaktinformationen preisgeben. Einfach. Sicher. Melden.

Gedankenaustausch und Kummerkasten?

Die Meldeplattform ist nicht dazu gedacht, Fragen allgemeiner Natur zu stellen und/oder persönliche Beschwerden (z.B. über die Qualität des Essens in der Kantine etc.) anzubringen. Hierfür stehen Ihnen Führungskräfte und/oder die betreffenden Abteilungen direkt zur Verfügung.

Welchen Schutz genieße ich als Hinweisgeber:in?

Das HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) gewährt Ihnen (als Hinweisgeber:in) Schutz vor Nachteilen durch das Unternehmen, sofern Sie berechtigte Verstöße/berechtigtes Fehlverhalten primär über die Meldeplattform melden. Das bewusste Falschmelden und/oder Anschwärzen von Kolleg:innen ist in jedem Fall ein Compliance-Verstoß und kann unter Umständen zu rechtlichen Konsequenzen führen.

Wie wird die Anonymität der Hinweisgeber:innen sichergestellt?

Unsere Meldeplattform gewährleistet Ihre Anonymität als Hinweisgeber:in und stellt sicher, dass Ihre Identität auf technischem Weg nicht zurückverfolgt werden kann. Die Serverinfrastruktur von .LOUPE wird auf externen, ISO 27001 zertifizierten Hochsicherheitsservern, gehostet. Auf diesen Servern werden keinerlei IP-Adressen, Standortdaten, Gerätespezifikationen oder sonstige Daten gespeichert, die Rückschlüsse auf Sie als Hinweisgeber:in zulassen.

Die Daten werden beim Speichern mit AES-256 verschlüsselt.

Um Ihre Anonymität zusätzlich zu schützen, sollten Sie folgendes beachten:

  • Erstellen Sie Ihre Meldung, wenn möglich, nicht von einem Computer Ihres Arbeitgebers aus.
  • Verwenden Sie keinen PC, der mit dem Firmennetzwerk/Intranet des Unternehmens verbunden ist.
  • Schreiben Sie keine persönlichen Daten in Ihre Meldung und achten Sie darauf, dass in hochgeladenen Dateien ebenso keine persönlichen Daten enthalten sind.
  • Bei den von Ihnen hochgeladenen Dateien werden Metadaten automatisch entfernt, um keine Rückschlüsse auf die Identität des Verfassers zu ermöglichen.
Wie werden meine Daten geschützt?

Ziel dieser Meldeplattform ist es, Missstände aufzudecken und finanzielle Schäden von APG abzuwenden. Es besteht keinerlei Interesse an der Person als Hinweisgeber:in, sondern ausschließlich an den gemeldeten Hinweisen.

Datenschutz hat bei uns oberste Priorität. Ihre Daten, die Sie uns über diese Meldeplattform mitteilen, werden in einem Hochsicherheitszentrum mit höchsten Sicherheitsstandards geschützt. Die Daten werden verschlüsselt und über die sichere Serverinfrastruktur von .LOUPE geleitet.

Nur speziell autorisierte Personen der APG haben auf diese Daten Zugriff.

Nur Sie alleine kennen den Vorfalls-Code bzw. den QR-Code, sollten Sie diesen verlieren, so können weder wir, noch unser Systemanbieter .LOUPE diese wiederherstellen. 

Weitere Details zum Schutz Ihrer Daten finden Sie in unserer Datenschutzinformation.

Wie bin ich geschützt, wenn ich mich entscheide, meine Identität offen zu legen?

Jeder Hinweis wird vertraulich behandelt und die Identität der Hinweisgeber:innen – sofern diese ihre Daten angegeben haben – geschützt. Dies bedeutet, dass Ihre Identität nur offengelegt wird, wenn dies für die Untersuchung des gemeldeten Vorfalls unbedingt erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

Aus der Abgabe Ihrer Meldung darf Ihnen nach den gesetzlichen Vorgaben (HinweisgeberInnenschutzgesetz, BGBl I 6/2023 bzw. EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, sog. EU-Whistleblowing-Richtlinie) kein Nachteil geschehen, es sei denn, Sie sind selbst schuldhaft in den Verstoß verwickelt oder haben die Meldung wider besseres Wissen abgegeben, um einer anderen Person zu schaden.

Was passiert mit meiner Meldung?

Ihre Meldung gelangt über die sichere Serverinfrastruktur von .LOUPE an die verantwortlichen Personen bei der APG. Entsprechend den Themengebieten sind entweder unser:e Compliance-Beauftragte:r gemeinsam mit einer bzw. einem weiteren Mitarbeiter:in, für Meldungen iZm sexueller Belästigung und Mobbing die Beschwerdestelle oder für Meldungen im Rahmen von Diversity/Diskriminierung die Diversity Beauftragten in der Abteilung Personal zuständig.

Jede Meldung bedarf einer Überprüfung und wird einer Ersteinschätzung unterzogen. Handelt es sich hierbei um einen relevanten Hinweis, ist eine entsprechende Kommunikation zwischen Ihnen und den Fallbearbeiterinnen und Fallbearbeitern wichtig und wird durch die Meldeplattform – konkret über die „Chat“-Funktion – ermöglicht; dies erfordert nur den Vorfalls-Code bzw. QR-Code.

Die Untersuchung kann insbesondere bei komplexen Fällen auch mehr Zeit in Anspruch nehmen. Aus Gründen des Datenschutzes dürfen detaillierte Informationen über das Ergebnis der Untersuchung nicht an Hinweisgeber:innen weitergegeben werden, sehr wohl aber erhalten Sie eine allgemeine Information über das Ergebnis und welche Schritte wir gesetzt haben.

Muss ich negative Konsequenzen fürchten, wenn ich einen Vorfall melde?

Nein. Meldungen haben keine negativen Konsequenzen für Sie als Hinweisgeber:in, solange Sie die Meldung in gutem Glauben abgeben und Sie zum Zeitpunkt der Absendung überzeugt sind oder gute Gründe zur Annahme haben, dass der gemeldete Vorfall tatsächlich aufgetreten ist und eine Verletzung gesetzlicher bzw. interner Vorschriften stattgefunden hat. Konsequenzen sind nur dann zu befürchten, wenn Sie selbst schuldhaft an diesem Vorfall beteiligt sind oder waren.

Was geschieht, wenn sich der Inhalt einer Meldung im Nachhinein als falsch herausstellt?

Es ist möglich, dass eine Untersuchung ergibt, dass kein Verstoß/Fehlverhalten stattgefunden hat. Stellt sich dies nach unseren Ermittlungen heraus, wird die Untersuchung eingestellt. Dies hat auf Sie als Hinweisgeber:in keine nachteilige Wirkung, wenn Sie zum Zeitpunkt der Meldung überzeugt waren oder gute Gründe zur Annahme hatten, dass der gemeldete Vorfall tatsächlich aufgetreten ist und eine Verletzung gesetzlicher bzw. interner Vorschriften stattgefunden hat.

Die zuständigen Fallbearbeiter:innen (Compliance Beauftragte:r, Beschwerdestelle, Diversity Beauftragte) werden die Untersuchung koordinieren und leiten.

Wann und wie erhalte ich eine Antwort auf meine Meldung?

Sie erhalten eine Bestätigung über den Meldungseingang.

Sie können über die Meldeplattform in weiterer Folge auch ergänzende Angaben zu Ihrer Meldung mitteilen, Fragen stellen bzw. weitere Unterlagen hochladen. Auch wir werden uns, wenn wir Fragen oder Informationen für Sie haben, auf diesem Weg bei Ihnen melden. Sehen Sie bitte von Zeit zu Zeit mittels Ihres Vorfalls-Codes bzw. QR-Codes in der Meldepattform nach, nur so können wir mit Ihnen in Kontakt bleiben. Sofern Sie uns im Meldeprozess eine E-Mail-Adresse bekannt gegeben haben, werden Sie vom Eingang einer Nachricht in der Meldeplattform verständigt.

Spätestens drei Monate nach der Übermittlung Ihres Hinweises werden wir Sie über die Meldeplattform darüber informieren, welche Folgemaßnahmen wir ergriffen haben bzw. zu ergreifen beabsichtigen oder aus welchen Gründen wir den Hinweis nicht weiterverfolgen können.

Was bedeutet der Hinweisgeber:innen-/Betroffenenschutz?

Es erleichtert uns die Aufklärung möglicher Missstände oder Fehlverhalten, wenn Sie Ihre Identität bekannt geben. Darum ist es wichtig, dass Hinweisgeber:innen auch besonderen Schutz genießen.

Sie werden als Hinweisgeber:in durch gesetzliche Bestimmungen vor nachteiligen Auswirkungen Ihrer Meldung geschützt. Ohne ausdrückliche Zustimmung wird Ihre Identität als Hinweisgeber:in keinen anderen Personen als gegenüber den befugten Mitarbeiter:innen, die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldung zuständig sind, offengelegt. Dies gilt auch für andere Informationen, die Rückschlüsse auf Sie als Hinweisgeber:in ziehen lassen.

Erst wenn es zu Gerichtsverhandlungen oder Behördenverfahren kommt, kann es sein, dass Ihre Identität als Hinweisgeber:in gegenüber dem Gericht bzw. der Behörde genannt werden muss. Dies vor allem im Hinblick auf die Wahrung der Verteidigungsrechte der beschuldigten Person.

Als Hinweisgeber:in sind Sie vor Repressalien und Benachteiligungen geschützt – aufgrund Ihrer Meldung dürfen Ihnen keine beruflichen Nachteile (z.B. Ausgrenzung, Mobbing, Diskriminierung, Kündigung etc.) entstehen. Derartiges Verhalten gegenüber Hinweisgeber:innen wird nicht geduldet und seitens der APG geahndet.

Sie haben auch die Möglichkeit, Meldungen anonym abzugeben. Bitte beachten Sie jedoch dabei, dass Sie in der Meldung keine Inhalte aufnehmen, die auf Ihre Identität hinweisen können.

Auch jene Person, die in einer Meldung eines vermeintlichen Fehlverhaltens beschuldigt wird, ist geschützt. Für sie gilt die Unschuldsvermutung so lange, bis unsere Untersuchungen ein schuldhaftes Verhalten festgestellt haben. Auch entlastenden Umständen wird nachgegangen.

Die Untersuchung von Vorfällen erfolgt unter der größtmöglichen Vertraulichkeit, Sensibilität, Objektivität und Sorgfältigkeit ohne Ansehen der Person oder der Stellung im Unternehmen und wird nach Maßgabe des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes durchgeführt. Dabei werden die Schwere des Verstoßes und die Umstände des Einzelfalls berücksichtigt.

Hinweisgeber:innen, die in böser Absicht oder wider besseren Wissens eine andere Person eines Fehlverhaltens beschuldigen (Verleumdung), begehen selbst einen Regelverstoß, der eine Untersuchung und auch Rechtsfolgen nach sich ziehen kann.

Ich habe meinen Vorfalls-Code oder den QR-Code verloren

Es ist wichtig, dass Sie die Zugangsdaten zur Meldeplattform nicht verlieren, da wir ansonsten nicht mit Ihnen in Kontakt bleiben können.

Haben Sie Ihre Zugangsdaten zur Meldeplattform vergessen oder verloren, so können wir leider nichts tun. Aufgrund der hohen Sicherheitsstufen unserer Meldeplattform kennen weder wir noch unser Systemanbieter .LOUPE Ihren Vorfalls-Code bzw. QR-Code und können diesen daher auch nicht wiederherstellen oder wiederherstellen lassen.

Sollten Sie Ihren Vorfalls-Code bzw. den QR-Code nicht mehr haben, bleibt nur noch die Möglichkeit, neuerlich eine inhaltlich idente Meldung abzugeben, bei der Sie einen neuen Vorfalls-Code bzw. QR-Code erhalten. Bitte weisen Sie in Ihrer Meldung unbedingt darauf hin, dass Sie bereits eine Meldung gleichen Inhalts abgegeben haben, damit wir die beiden Meldungen verbinden können.

Externe Meldestellen

Vorerst prüfen Sie als Hinweisgeber:in, ob der Hinweis bei einer internen Stelle abgegeben werden kann. Ist dies nicht möglich, nicht zweckentsprechend oder nicht zumutbar, oder hat sich als erfolglos oder aussichtslos erwiesen, kann der Hinweis an eine externe Meldestelle gegeben werden.

Das österreichische HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) nennt die folgenden externen Meldestellen:

  • Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung
  • Abschlussprüferaufsichtsbehörde (aufgrund des Abschlussprüfer-Aufsichtsgesetzes)
  • Bilanzbuchhaltungsbehörde (aufgrund des Bilanzbuchhaltungsgesetzes)
  • Bundeswettbewerbsbehörde (aufgrund des Wettbewerbsgesetzes)
  • Finanzmarktaufsichtsbehörde (aufgrund des Finanzmarktaufsichtsbehördengesetzes)
  • Geldwäschemeldestelle (aufgrund des Bundeskriminalamt-Gesetzes)
  • Notariatskammern (aufgrund der Notariatsordnung)
  • Rechtsanwaltskammern (aufgrund des Disziplinarstatuts für Rechtsanwälte und Rechtsanwaltsanwärter)
  • Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (aufgrund des Wirtschaftstreuhandberufsgesetzes)
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